Guidelines « Bien vivre le travail hybride dans son organisation »

En cette période post-covid, la Région de Bruxelles-Capitale souhaite se positionner en tant qu’employeur moderne et innovant en mettant en place un mode d’organisation du travail plus hybride et plus flexible.

Afin de soutenir les différents services RH dans cette transition, talent.brussels met à disposition des lignes directrices pour « Bien vivre le travail hybride dans son organisation » auprès des services RH des partenaires régionaux bruxellois. Leur objectif ? Les aider dans l’implémentation du travail hybride, un mode d’organisation du travail en partie digital et en partie sur place.

Ces recommandations ont été créées par et pour les institutions publiques de la Région de Bruxelles-Capitale et de ce fait, certaines propositions sont spécifiques au contexte régional. Elles font partie d’un « Plan d’action pour bien vivre le télétravail et le travail hybride » plus global, approuvé par le gouvernement bruxellois en juillet dernier et reprenant 12 actions concrètes pour réinventer les manières de travailler à la Région.

Vous souhaitez les parcourir ? Découvrez les guidelines pour les institutions publiques de la Région de Bruxelles-Capitale.


Le plan d'action "Télétravail" 2021 enfin disponible !

Ce « Plan d’action télétravail 2021 », coconstruit avec 18 institutions bruxelloises, est dorénavant accessible au public.

Cette production est représentative de la nouvelle dynamique de collaboration régionale que talent.brussels entend insuffler au niveau des ressources humaines. Ce travail en réseau a pour but d’améliorer la cohérence des politiques RH, de s’inspirer mutuellement des bonnes pratiques en vigueur chez les partenaires, de mutualiser les ressources et in fine de faire de la Région bruxelloise un employeur plus attractif.

Ce plan d’action s’inscrit évidemment aussi dans un mouvement de modernisation de la fonction publique, dont talent.brussels souhaite être le fer de lance. Les New Ways of Working ne sont plus une tendance mais bien une nécessité absolue, et talent.brussels entend devenir à terme le centre d’expertise NWOW pour la fonction publique régionale.

Concrètement, le plan télétravail définit 12 actions principales afin d’implémenter au mieux un mode d’organisation du travail hybride au sein des administrations bruxelloises de façon pérenne et coordonnée.

  • Action 1 : Mise en place d’un réseau QVT (Qualité de vie au travail) régional et intégration des actions communes concernant le travail hybride dans les plans bien-être de chaque institution  
  • Action 2 : Intégration de nouvelles formations relatives au travail hybride aux catalogues de formation  
  • Action 3 : Rédaction d’un guide régional commun « Bien vivre le travail hybride » pour faciliter la transition vers ce mode d’organisation du travail  
  • Action 4 : Mise en place d’un pôle d’expertise régional NWOW/travail hybride  
  • Action 5 : Adaptation des textes légaux pour la mise en place du télétravail généralisé et du droit à la déconnexion 
  • Action 6 : Fourniture de matériel ergonomique aux télétravailleurs via un contrat cadre 
  • Action 7 : Proposition du montant de remboursement des frais de bureau (indemnité télétravail) et des frais d’internet et estimation des coûts liés à cette indemnité 
  • Action 8 : Estimation des économies possibles en passant à des abonnements en transports en commun plus flexibles (SNCB, TEC & DE LIJN) 
  • Action 9 :  Étude d’une possible réduction des espaces de bureau et réalisation d’un bilan des dépenses budgétaires liées aux frais de fonctionnement      
  • Action 10 : Réalisation d’une étude de l’impact de l’augmentation du télétravail en Région de Bruxelles-Capitale (point de vue économique, urbanistique, environnement, transports et bien-être) et application opérationnelle des recommandations de cette étude 
  • Action 11 : Mise en place d’un monitoring via la collecte d’indicateurs RH régionaux  
  • Action 12 : Création d’outils de communication pour contribuer à la bonne mise en place du plan d’action 

Ce « Plan d’action télétravail » a été approuvé par le gouvernement le 22 juillet 2021. Il est actuellement en cours d’exécution et la sortie des guidelines régionales “Bien vivre le travail hybride” est prévue début 2022. 


Diagnostic : benchmark organisationnel pour des institutions publiques

La collaboration constructive établie avec nos partenaires constitue la base méthodologique du travail de la Direction Stratégie et Organisation. Ainsi les services et organismes publics régionaux bruxellois ont été invités à participer à une phase de diagnostic concernant l’état des lieux de la pratique du télétravail au sein des institutions régionales.

La première étude organisée par talent.brussels concernait le vécu du télétravail dans la fonction publique (réf publi idéa). La deuxième étude réalise un benchmark organisationnel consultant 20 institutions publiques régionales et 6 organisations extrarégionales.

Ce benchmark reflète la situation du 31 juillet 2020 au 20 août. Un questionnaire en ligne a interrogé la façon dont les organisations ont géré les aspects suivants : la réglementation, le budget, le matériel, le bien-être, l’organisation, la communication, la culture organisationnelle, le monitoring et la mobilité, avant et pendant le confinement, de même que leurs intentions éventuelles pour la période post covid19.


Enjeux organisationnels : qualité de vie au travail, management à distance législation

Les institutions ont réalisé des investissements matériels informatiques immédiats mais étaient davantage en réflexion par rapport au matériel ergonomique (chaise, bureau) à fournir aux agents. Elles avaient pleinement conscience des enjeux de bien-être pour 80% d’entre elles et avaient commencé à mettre en place de bonnes pratiques.

Le management à distance devenait du management par objectifs, formellement ou informellement, des changements importants ayant eu lieu dans la fréquence et les modalités de communication entre niveaux hiérarchiques différents.

Le cadre réglementaire a été jugé suffisant pour cette période mais pourrait subir une mise à jour pour l’éventuelle implémentation du principe « anytime, anywhere ».

C’est avec fierté que nous publions le résumé de ces deux travaux présentés au gouvernement sur la base desquels ont été fournies des propositions d’action et des recommandations qui serviront de base à la rédaction d’un plan d’action «  Télétravail, une nouvelle approche de gestion RH et organisationnelle au sein de la fonction publique régionale bruxelloise. »

 

Pour en savoir davantage sur le diagnostic, téléchargez notre résumé didactique.


#NWOW #télétravail #organisation #fonction publique

Diagnostic : le vécu du télétravail dans la Fonction Publique Régionale 

La crise sanitaire a engendré de nombreux défis au sein des institutions publiques régionales, avec l’arrivée intensive d’un télétravail contraint et d’une organisation du travail bousculée par cette digitalisation rapide. Il est apparu nécessaire à talent.brussels de mener une étude sur l’expérience du télétravail, afin de nourrir une réflexion sur ce mode plus flexible de fonctionnement. Ainsi une enquête sur le télétravail a été menée du 6 au 22 octobre 2020 en collaboration avec une organisation externe, portant sur avant, pendant et après le confinement. 

Un ensemble de 11 188 collaborateurs et collaboratrices travaillant pour 22 des institutions régionales a été invité à participer à une enquête sur le vécu du télétravail. Cette étude a été menée par Marie Antoine et Daphné Valsamis, de la société de consultance Idea Consult. L’ enquête respecte un taux de réponse de 22.5%, ce qui est très représentatif de la population interrogée et qui démontre l’intérêt des collaborateurs participants sur le sujet.   

La manière dont les collaborateurs vivent la pratique du télétravail et les changements qu’elle a induits ont été investigués sur plusieurs dimensions relevant de la littérature : l’environnement physique et technologique, l’organisation et la communication au travail, les besoins de formations, de mobilité et de bien-être. 


2 à 3 jours de télétravail par semaine sont aussi l’idéal dans la Fonction Publique régionale 

Le télétravail, habituellement pratiqué 1 jour par semaine, a conquis de nouveaux publics.  94% des agents régionaux bruxellois qui veulent télétravailler à l’avenir souhaitent travailler 2 jours ou plus par semaine à domicile, dont 18% souhaitant même augmenter la fréquence du télétravail à 4 jours semaine.

8 agents régionaux bruxellois qui télétravaillent sur 10 sont (très) satisfaits du télétravail. Le télétravail démontre plusieurs avantages dont la diminution des temps de trajet, un meilleur équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle, une productivité accrue en raison, notamment, de la diminution des éléments favorisant la déconcentration, et une augmentation générale de la satisfaction au travail.  

Pour en savoir davantage, visionnez un extrait du webinaire de lancement du projet “Télétravail, une nouvelle approche de gestion RH et organisationnelle au sein de la fonction publique régionale bruxelloise” ou téléchargez l’étude complète.

 

 
Source : Extrait du webinaire de lancement du projet “Télétravail, une nouvelle approche de gestion RH et organisationnelle au sein de la fonction publique régionale bruxelloise”, talent.brussels, 24.02.2021 
 

Opinion d'experts

Laurent Taskin, Professeur en Gestion des Ressources Humaines à l'UCLouvain, nous donne son opinion d'expert à propos des résultats de notre étude sur l'évolution du télétravail dans la fonction publique en Région bruxelloise suite à la crise sanitaire.

 


Marijn Van Cauwenberghe, Managing Partner au sein de The VIGOR Unit, nous donne son opinion d'expert à propos des résultats de notre étude sur l'évolution du télétravail dans la fonction publique en Région bruxelloise suite à la crise sanitaire.

 


Sabine Pohl, Professeure de psychologie du travail et de la consommation à l'Université libre de Bruxelle, nous donne son opinion d'experte à propos des résultats de notre étude sur l'évolution du télétravail dans la fonction publique en Région bruxelloise suite à la crise sanitaire.

 


Arnaud Vajda, Directeur au Service d'Encadrement des Ressources Humaines du SPF Finances, nous donne son analyse de la réalité du télétravail au sein de son institution, et son évolution suite à la crise sanitaire.

 


Méthodologie collaborative de construction

Etroitement impliquées dans la phase de diagnostic (via les enquêtes), les institutions le sont également dans les phases de rédaction du plan et de sa mise en œuvre grâce à la mise en place d’un processus de co-création. Chaque institution a mandaté un représentant /spécialiste par groupe de travail.

Les 11 points mentionnés dans la note au gouvernement ont été regroupés en 5 thématiques, donnant chacune lieu à un groupe de travail :

  1. Qualité de vie au travail
  2. Aspect règlementaire
  3. Aspect financier
  4. Analyses d’impact et monitoring
  5. Communication

Chaque groupe de travail thématique élaborera les pistes d’action proposées dans la note, en mutualisant les expertises et les ressources.

Méthodologiquement, il s’agit de remplir un canevas préétabli : une « fiche action » par action élaborée pour chaque thématique.  Le plan d’action sera constitué par le regroupement et l’harmonisation de l’ensemble de ces fiches actions, qui se doivent opérationnelles et mesurables.