Guidelines "Goed omgaan met hybride werken in uw organisatie". 

In deze post-Covid-periode wil het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zich positioneren als een moderne en innoverende werkgever door een meer hybride en flexibele werkorganisatie in te voeren. 

Om de verschillende HR-afdelingen bij deze overgang te ondersteunen, stelt talent.brussels aan de HR-afdelingen van de Brusselse gewestelijke partners richtlijnen ter beschikking voor "Goed omgaan met hybride werken in uw organisatie". Met als doel hen te helpen hybride werk op een correcte manier in te voeren, een werkorganisatie die deels digitaal en deels fysiek plaatsvindt. 

Deze aanbevelingen werden opgesteld door en voor de openbare instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en als dusdanig zijn sommige voorstellen specifiek geformuleerd voor de gewestelijke context. Ze maken deel uit van een algemeen "Actieplan voor goed omgaan met telewerk en hybride werk", dat in juli jongstleden door de Brusselse regering is goedgekeurd en dat 12 concrete acties bevat om de nieuwe manier van werken in het Gewest in te voeren.  

Geïnteresseerd? Ontdek de richtlijnen voor de openbare instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest


Het actieplan telewerk is beschikbaar!

Het Actieplan Telewerk 2021, dat samen met 18 Brusselse instellingen is opgesteld, is nu beschikbaar voor het publiek.

Het plan illustreert de nieuwe gewestelijke samenwerkingsdynamiek die talent.brussels wil bevorderen op hr-niveau. Het is het resultaat van teamwerk en beoogt het hr-beleid samenhangender te maken, lessen te trekken uit de best practices van onze partners, gezamenlijk gebruik te maken van de beschikbare middelen en in fine het Brussels Gewest aantrekkelijker te maken als werkgever.

Het actieplan maakt natuurlijk ook deel uit van de modernisering van het openbaar ambt, een beweging die talent.brussels op gang wil krijgen. De New Way of Working is niet langer een trend maar een absolute noodzaak, en talent.brussels wil het expertisecentrum van NWOW worden voor het gewestelijk openbaar ambt.

Concreet worden in het Actieplan Telewerk 12 hoofdacties gedefinieerd om binnen de Brusselse besturen een hybride werkorganisatie in te voeren, op een duurzame en gecoördineerde manier.

  • Actie 1: Oprichting van een gewestelijk LKW-netwerk (Leefkwaliteit op het werk ) en integratie van de gezamenlijke acties betreffende hybride werk in de welzijnsplannen van elke instelling  
  • Actie 2: Integratie van nieuwe opleidingen over hybride werk in de opleidingscatalogi  
  • Actie 3: Opstellen van een gemeenschappelijke gewestelijke gids "Goed omgaan met hybride werk" om de overgang naar die vorm van werken te vergemakkelijken  
  • Actie 4: Oprichting van een gewestelijk kenniscentrum voor NWOW/hybride werk  
  • Actie 5: Aanpassing van wetteksten voor de invoering van algemeen telewerk en het recht om offline te zijn 
  • Actie 6: Ergonomische uitrusting ter beschikking stellen van de telewerkers via een kaderovereenkomst 
  • Actie 7: Een bedrag voorstellen als vergoeding voor kantoorkosten (telewerkvergoeding) en internetkosten en een inschatting maken van de kosten verbonden aan die vergoeding 
  • Actie 8: Raming van mogelijke besparingen door over te schakelen op meer flexibele abonnementen voor het openbaar vervoer (NMBS, TEC & DE LIJN) 
  • Actie 9: Een mogelijke vermindering van de kantoorruimte bestuderen en de begrotingsuitgaven voor werkingskosten evalueren      
  • Actie 10: Een studie uitvoeren naar de impact van meer telewerk in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (vanuit economisch, stedenbouwkundig, ecologisch, transport- en welzijnsoogpunt) en operationele toepassing van de aanbevelingen uit die studie 
  • Actie 11: Een monitoringsysteem opzetten door gewestelijke hr-indicatoren te verzamelen  
  • Actie 12: Communicatietools creëren om bij te dragen aan een succesvolle uitvoering van het actieplan 

Het Actieplan Telewerk werd op 22 juli 2021 goedgekeurd door de regering. Momenteel is het plan in uitvoering en de gewestelijke guidelines rond "Goed omgaan met hybride werk" zullen naar verwachting begin 2022 worden gepubliceerd. 


Diagnose: organisatorische benchmark voor openbare instellingen

De constructieve samenwerking met onze partners vormt de methodologische basis van het werk van de Directie Strategie en Organisatie. Zo werden de gewestelijke Brusselse openbare diensten en instellingen uitgenodigd om deel te nemen aan een diagnostische fase betreffende de stand van zaken van de praktijk van telewerk binnen de gewestelijke instellingen.

De eerste studie georganiseerd door talent.brussels betrof de ervaring met telewerk binnen de overheidsdiensten (ref publi idéa). De tweede studie omvatte een organisatorische benchmark waarbij 20 gewestelijke openbare instellingen en 6 extra-gewestelijke organisaties werden geraadpleegd.

Deze benchmark geeft de situatie weer van 31 juli 2020 tot 20 augustus. Een online vragenlijst ging na hoe de organisaties zijn omgegaan met de volgende aspecten: regelgeving, budget, uitrusting, welzijn, organisatie, communicatie, organisatiecultuur, monitoring en mobiliteit, voor en tijdens de lockdown, evenals hun mogelijke intenties voor de post-covid19-periode.


Organisatorische uitdagingen: levenskwaliteit op het werk, management op afstand, wetgeving

De instellingen deden onmiddellijk investeringen in computermateriaal, maar hielden minder rekening met de ergonomische uitrusting (stoel, bureau) te verstrekken aan de agenten. Ze waren zich volledig bewust van de welzijnskwesties voor 80% onder hen en waren begonnen met het invoeren van goede praktijken.

Management op afstand werd management door doelstellingen, formeel of informeel, met aanzienlijke veranderingen in de frequentie en modaliteiten van communicatie tussen verschillende hiërarchische niveaus.

Het reglementair kader werd voldoende geacht voor deze periode, maar zou een update kunnen ondergaan voor de uiteindelijke implementatie van het « anytime, anywhere » principe.

Met trots publiceren wij de samenvatting van deze twee studies, die aan de regering werd gepresenteerd en op basis waarvan actievoorstellen en aanbevelingen zijn gedaan die als basis zullen dienen voor het opstellen van een actieplan «  Telewerk, een nieuwe benadering van HR- en organisationeel beleid binnen de Brusselse Gewestelijke overheidsdiensten. »

 

Download onze didactische samenvatting voor meer informatie over de diagnose.


#NWOW #telewerk #overheidsdienst #organisatie

Diagnose: de ervaring van telewerk bij de Regionale Overheidsdienst

De gezondheidscrisis heeft de regionale overheidsinstellingen voor heel wat uitdagingen geplaatst, met de intensieve invoering van gedwongen telewerk en een werkorganisatie die door deze snelle digitalisering door elkaar is gehaald. Het leek talent.brussels noodzakelijk een onderzoek in te stellen naar de ervaring met telewerken, om zo een reflectie over deze meer flexibele manier van werken te verrijken. Zo werd van 6 tot 22 oktober 2020 in samenwerking met een externe organisatie een enquête over telewerken gehouden, die betrekking had op de periode voor, tijdens en na de lockdown.

In totaal werden 11 188 Brusselse gewestelijke ambtenaren van 22 regionale instellingen uitgenodigd om deel te nemen aan een enquête over de ervaring met telewerken. Dit onderzoek werd geleid door Marie Antoine en Daphne Valsamis, van het adviesbureau Idea Consult. De enquête had een responsgraad van 22,5%,  hetgeen zeer representatief is voor de geënquêteerde populatie en getuigt van de belangstelling van de deelnemende Brusselse gewestelijke ambtenaren voor het onderwerp.  

De manier waarop medewerkers de praktijk van telewerk ervaren en de veranderingen die dit heeft teweeggebracht, zijn onderzocht op basis van verschillende dimensies vanuit de literatuur: de fysieke en technologische omgeving, de organisatie en communicatie op het werk, de behoefte aan opleiding, mobiliteit en welzijn.


2 à 3 dagen telewerk per week zijn ook het ideaal in de Regionale Overheidsdienst.

Telewerk, dat gewoonlijk 1 dag per week wordt verricht, heeft een nieuw publiek veroverd.  94% van de Brusselse gewestelijke ambtenaren die in de toekomst willen telewerken, wil 2 of meer dagen per week telewerken, en 18% wil de frequentie zelfs opvoeren tot 4 dagen per week.

8 van de 10 Brusselse regionale ambtenaren die telewerken zijn (zeer) tevreden over telewerk. Telewerken biedt verschillende voordelen, zoals minder reistijd, een beter evenwicht tussen werk en privéleven, een hogere productiviteit omdat er minder afleidende factoren zijn, en een algehele toename van de arbeidstevredenheid.

Bekijk voor meer informatie een fragment uit het kick-off webinar van het project "Telewerk, een nieuwe benadering van HR en organisatiemanagement binnen de Brusselse gewestelijke overheidsdienst" of download de volledige studie.

 

 

Bron: Fragment uit het kick-off webinar van het project "Telewerk, een nieuwe benadering van HR en organisatiemanagement binnen de Brusselse gewestelijke overheidsdienst", talent.brussels, 24.02.2021
 

Advies van experten

Laurent Taskin, Professor in Human Resources Management (HRM) aan de UCLouvain geeft ons zijn deskundige mening over de resultaten van onze studie over de evolutie van telewerk in de overheidsdienst in het Brussels Gewest na de gezondheidscrisis. (enkel FR versie, ondertitels binnenkort beschikbaar)

 


Marijn Van Cauwenberghe, Managing Partner aan The VIGOR Unit, geeft ons zijn deskundige mening over de resultaten van onze studie over de evolutie van telewerk in de overheidsdienst in het Brussels Gewest na de gezondheidscrisis.

 


Sabine Pohl, Professor in Arbeids- en Consumentenpsychologie aan Université libre de Bruxelles, geeft ons zijn deskundige mening over de resultaten van onze studie over de evolutie van telewerk in de overheidsdienst in het Brussels Gewest na de gezondheidscrisis.

 


Arnaud Vajda, directeur van de dienst Human Resources Management van de Federale Overheidsdienst Financiën, geeft ons zijn analyse van de realiteit van het telewerk binnen zijn instelling, en de evolutie ervan na de gezondheidscrisis.

 


Samenwerkende methodologie voor de uitvoering van telewerk

De instellingen werden nauw betrokken bij de diagnostische fase via de enquêtes en worden ook betrokken bij de volgende fases, de planopmaak- en uitvoeringsfases, door het opzetten van een co-creatieproces. Elke instelling heeft per werkgroep één vertegenwoordiger/specialist aangesteld.

In de nota aan de regering werden er 11 punten genoemd. Deze zijn gegroepeerd in 5 thema’s, die elk hebben geresulteerd tot een werkgroep. Dit zijn de thema’s:

1. Kwaliteit van leven op het werk

2. Regelgevingsaspecten,

3. Financieel aspect

4. Impactanalyses en monitoring

5. Communicatie

Elke thematische werkgroep zal de in de nota voorgestelde acties ontwikkelen door expertise en middelen te bundelen.

Methodologisch gaat het om het invullen van een vooraf opgesteld ontwerp: een "actieblad" per actie ontwikkeld voor elk thema. Het actieplan zal bestaan ​​uit het groeperen en harmoniseren van al deze actiefiches, die operationeel en meetbaar moeten zijn.